行政记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

适用部门(S)

认可记录，院校

自学及期末评估报告:永久
其他记录:直到认证完成为止

行政记录，总则l

一年

行政记录、程序

五年

谘询委员会记录

资源笔记本和工作文件:直到被取代
其他记录:三年

协会和组织成员记录

五年

书店经营记录

两年

预算委员会记录

会议纪要、建议和预算书:20年
其他记录:两年

建筑和地面维修，改建和施工记录

记录建筑建造、改建或修理的合同或协议:实质性完工后10年
其他记录:用于结构的寿命

学院委员会记录

五年

大学历史档案

永久

版权记录

版权到期后五年

对应的记录

与相关程序或管理记录一起归档。
不符合上述标准的通信不需要存档，并应根据需要保留

选举记录

办事员认证选举结果:五年;
选举结果及选票名称:常设

设备和家具库存记录

库存清单:直到被取代
其他记录:一年

设备所有权和运行记录

财产处置后二年

全日制同等学历纪录

10年

理事会记录

会议记录、议程、誓言、决议、政策和选举证书的正式副本:永久的
音频记录:直到转录或总结为分钟
其他记录:5年

授权记录、行政

记录建筑建造、改建或维修的合同或协议:在基本完工后保留10年
其他合同:到期后6年
最终授予产品或报告:永久
不成功的资助申请:一年
固定资产记录:自资产处置之日起二年
所有其他记录:接受最终或年度支出报告后五年

机构规划记录

最终报告:20年
其他记录:5年

法律案件档案

关闭五年后

组织图

直到取代

政策及程序手册

五年后被取代

专业发展及获奖记录

三年

记录管理和档案项目

加入登记和记录处置记录:永久
其他记录:直到被取代为止

签名授权记录

授权到期后6年

车辆记录

车辆所有权:直至车辆处置或转让给新车主;
登记、保修、维修协议和服务记录:车辆处置后两年
其他记录:一年

志愿者活动记录

五年

合同和协议

记录类型

最低保留

最大限度的保留

投标及中标记录

已接受的机构改进投标:实质性完成后10年
其他已接受的投标:在中标或取消投标后6年
被拒绝投标或豁免投标:在中标或取消投标后两年

合同与协议

记录建筑建造、改建或修理的合同或协议:实质性完工后10年
其他合同、协议:到期后6年

教学协议和记录

工作底稿:直到合同最终确定
其他记录:有效期6年

个人服务合同

到期后6年

软件许可协议

到期后6年

业权及契约纪录

永久

课程及教学记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

学历记录

三年

认证记录，专业项目

自学和最终鉴定报告:永久
其他记录:直到认证完成

类列表

一年

课程表记录

10年

学院目录及记录

最低保留:已发布目录:永久
其他记录:目录出版后一年

矫正计划记录

计算机软硬件记录:设备处置后一年
其他记录:5年

课程注册摘要

五年

课程列表

五年

课程大纲记录

五年后被取代

课程大纲及记录

三年后被取代

课程发展基金记录

三年

远程教育记录

许可协议:到期后6年
其他记录:5年

高中双录取项目参与记录

合同和协议:到期后6年
其他记录:5年

新的和修订的证书和学位课程发展记录

工作底稿:一年
其他记录:10年

项目学生手册

一年

小企业发展中心统计报告

10年

远程教育/学习记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

远程教育记录

许可协议:到期后6年
其他记录:5年

FCC许可证记录

到期后6年

设备/供应/财产记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

设备和家具库存记录

库存清单:直到被取代
其他记录:一年

设备所有权和运行记录

财产处置后二年

车辆记录

车辆所有权:直至车辆被处置或转让给新车主
登记、保修、维修协议和服务记录:车辆处置后两年
其他记录:一年

设备记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

建筑和地面维修，改建和施工记录

记录建筑建造、改建或维修的合同或协议:实质性完工后10年(ORS 12.080和12.135)
其他记录:结构的寿命

设施盘点记录

直到取代

现行工资报告及记录

项目完成后五年

公用事业系统和设备操作手册和维护记录

直到设备不再使用

财务及会计记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

对账记录

联邦拨款记录:接受年度财务报告后五年
其他记录:三年

应付帐款记录

联邦拨款记录:接受年度财务报告后五年
其他记录:三年

应收帐款记录

在和解或被认为不可收藏三年后

年度财务报告

20年

审计报告

审核和答复的正式副本:20年
资助基金审计:五年
其他记录:审计完成后1年

债券记录，财务

最后付款后三年

预算计划和准备记录

五年

预算记录

最后批准的预算文件:20年
其他记录:最近2个预算

预算现况报告

年终报告:五年
所有其他报告:直至被取代

基本建设资金记录

结构寿命

检查转换记录

保留原纸质仪器30天，销毁
保留ACH交易或税务局6年，销毁

通信、财政

三年

借贷收据

交易后保留36个月，销毁

总帐和试算平衡表记录

财政年终报告:20年
其他报告:直到被取代

格兰特记录，财务

接受最后或年度开支报告后五年内
固定资产记录:资产处置后两年

杂志凭证

三年

采购记录

供应商文件:直到被取代或过时为止
其他记录:三年

收据及收据登记册

三年

附属分类账、日记账和登记册

信托基金分类账:信托基金关闭后两年
其他明细帐、日记账和登记册:两年

无人认领财产报告记录

房产上缴国家土地部门3年后

信息管理系统

记录类型

最低保留

最大限度的保留

计算机服务灾难恢复计划

直到取代

电脑系统维修记录

与系统或部件维修或使用有关的记录:系统或部件的寿命
与常规或基本记录备份相关的记录:直到更新或过时为止

计算机系统程序文档

为了系统的寿命

信息系统规划与发展“，

实现的系统:用于系统的生命周期
未实施的系统:三年

软件管理记录

直到软件被处理掉

机构研究记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

机构研究和报告记录

IPEDS报告，OCCURS报告，以及向社区学院服务办公室或美国教育部提交的其他官方报告:10年
其他报告:五年
准备材料:一年

机构服务记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

邮件、复印和打印服务帐户记录

复印机帐目:三年
其他账户:一年

邮政及航运记录

三年

工单记录

一年

校际运动记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

运动员资格记录

五年

运动调度记录

到期后6年

比赛安排记录

一年

游戏统计数据

20年

练习时间表记录

一年

学生运动员资格记录

三年

学生运动员病史记录

三年

图书馆及媒体记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

采购记录

请求和订购记录:两年
购买记录:3年
其他记录:一年

“视听资料及器材借用记录”

申请表格:1个学期
交货记录和统计报告:五年

借款人登记记录

直到赞助人不再在学院注册并且账户清空为止

循环记录

统计报告:10年
其他记录:直到交易完成为止

合作区域图书馆合同记录

到期后6年

合作区域图书馆服务记录

建立文件:直到服务解散
会议纪要和展品:20年
其他记录:5年

电影、录像带和录音

最终作品:永久
准备材料和剩余的素材，如果最终产品存在:直到最终产品完成
获得的录像带和影片:根据许可条款或与提供商的版权协议保留

图书馆间借阅记录

三年

图书馆目录

(a)馆藏记录:直到资料退出馆藏为止
(b)连续持股记录:直至认购终止或持股撤回为止

图书馆报告

五年

逾期记录

直到材料归还，债务和解或认为不可收回，或转移到业务办公室
公开指控的记录是10年

参考记录

一年

工资记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

员工考勤记录

(a)时间表:三年
(b)总结报告:1学年
(c)其他记录:离职后两年

员工工资记录

PERS登记所需的记录:75年
其他记录:员工离职后5年(以个人名义存档)，离职后3年(以批量存档)

工资表

年终官方抄本:75年
包括月报在内的其他副本:一年

工资及税务报表

五年

人事记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

平权行动/平等机会记录世界杯南美区预选赛第二轮积分榜

最终计划:取代后15年
世界杯南美区预选赛第二轮积分榜平等机会计划、更新和政策声明:50年
投诉记录和文件:最终决定后三年
其他记录:三年

议价单位记录

官方副本:20年
出版手册:直到被取代

分类规格记录

分类后五年不活跃或修订

集体谈判记录

合同期限:50年
合同开发记录:30年
申诉仲裁裁决:30年

薪酬计划记录

补偿计划:取代后5年
其他记录:一年

犯罪记录检查记录

两年

员工福利记录

PERS注册记录:75年
其他记录:员工离职或资格到期后两年

员工医疗记录

危险暴露记录:分离后30年，或按照29 CFR 1910.20的规定
其他记录:分居后三年

就业资格证明表格(I-9s)

离职后三年或一年，较长者

投诉记录

解决后五年

员工个人人事记录

就业申请(最近和第一次成功)、执照(认证)记录、人事行动、就职宣誓、家庭地址/电话披露、紧急通知表格(最近):自雇用之日起75年
投诉和纪律记录:三年
其他记录:分居后三年

招聘及甄选记录

主动申请:三个月
其他记录:两年

员工培训记录

五年

健康计划记录

三年

公共安全记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

官的笔记本

两年

停车记录

两年

车辆池检验记录

一年

刊物及宣传纪录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

市场调研记录

一年

新闻稿

五年

出版物

最终出版物:永久出版物
准备记录:直到最后出版
学院目录:

最终出版:永久出版
准备记录:
学院目录:

风险管理记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

事故，伤害和事件记录

五年

业务连续性和恢复计划

最终计划:直到被取代
其他记录:直到计划通过

环境健康和安全计划和程序

通过的计划:20年
接受联邦资助的其他记录:提交年度或最终支出报告后三年
如果没有获得联邦资助，其他记录:两年

机动车管理局(DMV)记录

一年

持有无害/责任豁免

到期后6年

保险索赔

财产索赔:所有索赔解决或结束后五年
个人索赔:所有索赔解决或结案后10年

保险政策

保单到期后10年

主要发行记录

key回归一年后

学生资助记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

联邦第四章，项目记录，机构记录

协议有效期:到期后6年
与借款人资格有关的记录:学生借款人最后一次就读该机构的奖励年度结束后三年
财政运营报告，参与申请和支持文件:在提交FISAP的奖励年度结束后三年
被Title IV、HEA计划审计或审查、调查或其他审查质疑的任何贷款、索赔或支出所涉及的记录:直到被质疑的贷款、索赔或支出得到解决;或适用于记录的保留期限的结束，以较长者为准

FFELP和直接贷款记录

(a)有关学生或家长借款人资格的记录:学生借款人最后就读院校的学年结束后三年
(b)与参与资助计划或直接贷款计划有关的其他记录:在提交记录的奖励年度结束后三年
(c)被第四章、HEA计划审计或审查、调查或其他审查质疑的任何贷款、索赔或支出所涉及的记录:直到被质疑的贷款、索赔或支出得到解决;或适用于记录的保留期限的结束，以较长者为准

财政援助年度报告

(a)审计报告、证据、调查结果、反驳:20年
(b)其他记录:直到审计完成为止

财务记录及报告

除另有规定外，奖项年度结束后三年内
FISAP例外:在提交FISAP的奖励年度结束后三年

珀金斯贷款计划记录

(a)与贷款管理有关的记录:提供和支付援助的奖励年度结束后三年
(b)财政业务报告、参与申请和支持文件:在提交FISAP的奖励年度结束后三年
(c)被第四章、HEA计划审计或审查、调查或其他审查质疑的任何贷款、索赔或支出所涉及的记录:直到被质疑的贷款、索赔或支出得到解决;或适用于记录的保留期限的结束，以较长者为准

学生消费资料记录

信息公布的获奖年度结束后三年

学生资助纪录

与学生或家长借款人资格有关的记录:学生借款人最后一次就读该机构的奖励年度结束后三年
其他与参与奖学金或直接贷款计划有关的记录:在提交记录的奖励年度结束后三年
财务运营报告、参与申请和支持文件:在提交FISAP的奖励年度结束后三年内;被Title IV、HEA计划审计或审查、调查或其他审查质疑的任何贷款、索赔或支出所涉及的记录:直到被质疑的贷款、索赔或支出得到解决;或适用于记录的保留期限的结束，以较长者为准

学生档案、院校档案

在提交FISAP的奖励年度结束后三年或直到所有问题解决，以较长的时间为准

学生住宿和餐饮服务记录

记录类型

最低保留

最大限度的保留

餐饮及特别活动记录

两年

学生住房合同上诉记录

上诉被驳回:一年
受理上诉:合同期满后6年

学生宿舍合约记录

到期后6年

学生宿舍事故记录

案件结案一年后

学生记录(学业和其他)

记录类型

最低保留

最大限度的保留

评估、安置和测试记录

分班测试，GED和NLN测试记录:五年
特殊学术项目入学记录:一年
其他记录:5年

成绩记录

官方电子成绩记录:75年
成绩变更表或成绩表:10年
有争议的成绩记录:直到解决
其他记录:一年

毕业评定记录

毕业申请、学位审核记录、课程偏离/课程放弃表、其他学院成绩单、转学分评估表或任何其他与毕业评估相关的文件:10年
学生完成学位要求的电子或书面确认:75年
换证申请:一年

学生学业指导记录

一年

学生学习成绩

成绩单、留校察看或停学记录，以及与学生记录请求和披露有关的记录:75年
最终明确的成绩表，挑战/学分评估文件，以及成绩变更要求:10年
国际学生记录:五年
申请入学:三年
其他记录:一年

退伍军人学生记录

注册期终止后三年内

机构赞助项目记录

五年

合作工作经历记录

合同和协议:到期后6年
其他记录:10年

职业技能培训记录

一年

同伴助理计划记录

一年

就业服务记录

一年

残疾学生服务项目记录

自上次参加日期起一年

学生咨询和辅导记录

五年

交换学生记录

一年

学生会行政记录

会议记录，宪法，章程，参议院法案和决议文件，官员名册，和照片:永久
其他记录:三年

学生投诉纪录

解决方案后五年

学生手册

永久

招生记录

任期

学生权利和责任文件

到期后6年

辅导记录

一年